Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke

Privacyvragen: info@regelboekhouder.nl. De juiste juridische naam en correspondentiegegevens moeten vóór commerciële ingebruikname zijn ingevuld. Een merknaam alleen vervangt die identificatie niet.

2. Gegevens en doelen

• Aanvraag: naam, contactgegevens, adres, branche, planning, administratievraagkenmerken en zelf toegevoegde bestanden voor aanvraagverwerking en bemiddeling.
• Account: contact- en inloggegevens voor toegang en beheer van jouw aanvragen. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen.
• Partner: bedrijfs-, werkgebied-, profiel-, controle- en financiële gegevens voor matching, administreren en gecontroleerde publicatie.
• Reviews: reviewtekst, cijfer, publieke naam, aanvraagkoppeling en moderatiegegevens.
• Meldingen: e-mailadres, toelichting en aanvraagnummer voor klachten of privacyverzoeken.
• Beveiliging: noodzakelijke log- en sessiegegevens voor bescherming tegen misbruik.

3. Grondslagen

Aanvraag- en accountverwerking dienen de aangevraagde dienstverlening. Delen van contactgegevens met partners gebeurt op basis van de afzonderlijke geïnformeerde keuze in het aanvraagformulier. Financiële administratie dient wettelijke verplichtingen. Beveiliging en klachtenafhandeling kunnen op gerechtvaardigd belang berusten na afweging. Openbare profielpublicatie en optionele AI-verwerking worden afzonderlijk gekozen. Marketing vereist aparte toestemming.

4. Ontvangers en leveranciers

Contactgegevens worden na acceptatie gedeeld met maximaal drie passende boekhoudkantoren voor deze aanvraag. Zij zijn zelfstandig verantwoordelijk voor hun verdere verwerking. Hosting verloopt via STRATO. De adrescontrole gebruikt de PDOK-locatieserver met postcode en huisnummer. Hosting en mailleveranciers verwerken gegevens voor de dienst. Mollie, e-Boekhouden, Google Analytics, Twilio en OpenAI verwerken uitsluitend wanneer de betreffende koppeling is geactiveerd. Met verwerkers zijn passende afspraken nodig. Doorgifte buiten de EER wordt vóór activering op de juiste grondslag en waarborgen beoordeeld.

5. OfferteKompas en AI

De lokale vergelijking en PDF-uitlezing blijven in je browser en worden niet automatisch opgeslagen. Bij optionele AI-analyse wordt uitsluitend de tekst en eventueel de foto die je bewust instuurt naar OpenAI verzonden. Verwijder eerst namen, adressen en andere identifiers. Automatische maskering kan onvolledig zijn. AI-antwoorden kunnen fouten bevatten. API-opslag voor hergebruik is uitgeschakeld; dit garandeert niet dat de leverancier geen technische veiligheidslogs verwerkt. OpenAI wordt pas geactiveerd na inrichting van leverancierafspraken, privacy-informatie en doorgiftewaarborgen.

Telefonische conceptintake

De optionele Twilio-telefoonadapter vraagt vooraf om toestemming voor spraakomzetting en het bewaren van een concept met telefoonnummer. Deze website maakt geen audio-opname. Twilio verwerkt de oproep en spraakomzetting volgens de ingerichte leveranciersafspraken. Een concept wordt niet automatisch een boekhoudvraag; een medewerker controleert dit. Niet-bevestigde concepten worden na 30 dagen verwijderd, bevestigde concepten na 90 dagen.

6. Bewaartermijnen

Afgeronde operationele aanvraaggegevens worden in beginsel na 24 maanden geanonimiseerd; ingetrokken aanvragen na 90 dagen. Financiële acceptatie- en creditgegevens blijven voor toepasselijke administratie- en bewaarplichten behouden. Een open geschil kan langere bewaring rechtvaardigen. Oude back-ups worden na maximaal 30 dagen verwijderd door de servertaak. Open aanvragen, accounts, controlebewijzen, klachten en reviews worden periodiek handmatig op noodzaak beoordeeld. Een privacyverzoek wordt individueel behandeld; automatische verwijdering van een account gebeurt niet zonder controle van lopende verplichtingen.

7. Jouw rechten

Vraag inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of maak bezwaar via info@regelboekhouder.nl of het meldingsformulier. Je kunt toestemming intrekken; eerdere rechtmatige verwerking wordt daardoor niet onrechtmatig. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Identiteit wordt waar nodig veilig gecontroleerd met zo min mogelijk extra gegevens. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging en gegevens beperken

De applicatie gebruikt gehashte wachtwoorden, sessies, beperkte portaaltoegang, beveiligingscodes bij wijzigingen en afgeschermde opslagroutes. De hostingbeheerder moet HTTPS, toegangsrechten, updates en veilige back-ups controleren. Voeg geen identiteitsbewijzen, BSN, bankgegevens, medische informatie of onnodige beelden van personen toe. Maak in deze website geen aanspraak op volledige versleuteling van opgeslagen data of MFA zolang dit niet aantoonbaar is ingericht.

9. Cookies en automatisering

Zie het cookiebeleid. Matching gebruikt branche, werkgebied en leadruimte; de leadprijs gebruikt een automatische waardeschatting. Deze schatting is geen offerte. Bij twijfel kun je een menselijke beoordeling vragen. AI doet geen bindende technische diagnose en besluit niet zelfstandig over klachten of credits.